Werkplekbeheer uitbesteden – vruchteloos of fortuinlijk?

We leven in een tijdperk waarin voor organisaties en bedrijven steeds meer de waarde van flexibiliteit en efficiëntie wordt ingezien. Dat leidt tot tal van strategische beslissingen. Eentje daarvan is het eigen werkplekbeheer uitbesteden. In wezen kan zo’n verandering behoorlijke voordelen opleveren. Maar daadwerkelijk succes hangt wel af van:

  • Zorgvuldige planning
  • Implementatie
  • Samenwerking

In dit artikel komt aan de orde hoe organisaties goed gebruik zouden kunnen maken van externe diensten voor hun werkplekbeheer. En ook hoe groot je organisatie eigenlijk moet zijn om er echt van te kunnen profiteren. Bovendien komt de ideale verhouding tussen interne en externe krachten ter sprake.

Relevantie van werkplekbeheer uitbesteden

Die relevantie dient gezocht te worden in de grootte van organisaties. Wanneer heeft uitbesteding echt zin? Geconstateerd is dat vooral middelgrote tot grote organisaties met veel werknemers voordeel halen als uitbesteed wordt. Het gaat dan om ondernemingen vanaf zo’n 200 tot 1000 werknemers. Bij deze grootte lijkt het effect van uitbesteding ideaal.

De ideale verhouding tussen organisatie en externe dienstverleners

Het is niet gemakkelijk maar het streven naar een ideale verhouding tussen intern en extern maakt organisatorisch succes wel kansrijker. Aangeraden wordt om een hybride model te hanteren. Dat betekent dat organisaties intern een kernteam aanhouden; en daarnaast externen inschakelen. Qua werkzaamheden zou dit dan als volgt verdeeld moeten worden:

Intern kernteam

  • Strategische planning
  • Directe interactie met gebruikers
  • Specifieke bedrijfskritieke taken

Externen

  • Routinetaken
  • Technische ondersteuning
  • Schaalbare projecten

Voordelen van werkplekbeheer uitbesteden

Liefst vijf voordelen kunnen gehaald uit uitbesteed werk. Allereerst de kostenbesparing. Omdat externe werkplekbeheerders efficiënter zijn dan interne, scheelt dat aan overbodige personeelskosten. Ook de kostenstructuur kun je beter handelen, die wordt voorspelbaarder. Via externen krijg je als organisatie ook toegang tot specialistische kennis. Je hoeft niet te investeren in interne bijscholing. Externen zijn ook meester in het op- of afschalen van een organisatie, zeer waardevol in tijden van groei of krimp. Door externen technisch aan het werk te laten gaan, kun jij met je teams je meer focussen op de kernactiviteiten. En ook de 24 uurs beschikbaarheid en ondersteuning van externen is vooral bij plotselinge problemen meer dan de moeite waard. Laat je vooraf nog wel even adviseren omtrent de aanwezige kennis bij externen rond de volgende zaken:

  • Bring Your Own Device (BYOD)
  • Cloud gebaseerd werkplekbeheer
  • Gebruik van Kunstmatige Intelligentie (AI)
  • Automatiseringsprocessen

Implementatie en samenwerking

Echt groot profijt van werkplekbeheer uitbesteden krijg je door een gestructureerde implementatie en door samenwerking. Zo moeten de behoeften van de organisatie zeer goed in kaart worden gebracht, dient er een betrouwbare extern te worden geselecteerd en moeten duidelijke Service Level Agreements (SLA’s) worden vastgesteld, dit ten bate van communicatiestructuren. Evaluaties en feedbacksessies mogen in geen geval worden vergeten! Want juist dan krijg je een steeds betere samenwerking en dienstverlening. Samengevat is uitbesteden van werkplekbeheer heel vaak een verstandige keuze, vooral bij middelgrote organisaties. Wel moet altijd worden afgewogen wat beter intern kan en waar extern goede mogelijkheden zijn. Gaat alles goed met externen, dan geeft dat zeker een lift aan de efficiëntie en productiviteit van jouw organisatie. 

Als je je werkplekbeheer uitbesteedt aan Spete zit je sowieso goed!